Eventos ECOLOGÍAS. VI Encuentro de Cultura y Ciudadanía. Ministerio de Cultura y Deporte

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Promueve coordina el Festival Cultura y Ciudadanía, del Ministerio de Cultura y Deporte.

El Ministerio de Cultura y Deporte selecciona el proyecto de Promueve para su festival más emblemático.

Promueve entró en el Ministerio de Cultura y Deporte, para hacerse cargo de la Coordinación, Secretaría Técnica y Montaje del VI Encuentro de Cultura y Ciudadanía, los días 11 y 12 de noviembre de 2020. Cultura y Ciudadanía es, sin duda, uno de los Festivales más destacados de la escena cultural española, donde se reúnen los principales agentes públicos y privados del sector. Tras cinco ediciones en Madrid, la sexta edición apuesta por nuestra ciudad, Donostia, en un escenario de altura: Tabakalera. Un evento presencial pensado para 3 salas simultáneas, con debates, mesas redondas, presentación de proyectos, 18 stands y escenarios con actuaciones en vivo por la noche. 

Año:

2020

Etiquetas:

Eventos

Una coordinación triangular: Ministerio-Tabakalera-Promueve. Coordinar dos instituciones de tan diversa índole, geográficamente alejadas y con equipos en Madrid y Donostia, fue uno de los principales retos de esta edición. En los 4 meses de proyecto, trabajamos de forma transversal  con el objetivo de atender necesidades, proponer ajustes y adaptarnos rápidamente a los cambios de situación provocados por la pandemia. En ese tiempo, mantuvimos con el Ministerio una comunicación fluida y constante, con reuniones periódicas de evaluación semanales. 

Asimismo, el trabajo con Tabakalera requirió grandes dosis de planificación para equipar completamente todos los espacios y ofrecer soluciones eficientes para cualquier festival de estas dimensiones. Promueve se ocupó, en todo momento, de la preparación y posterior seguimiento de todos los trabajos relativos a la producción, contratación, diseño de espacios, planificación, montaje y  desmontaje, equipos técnicos y audiovisuales, reciclaje de materiales, producción y montaje de cartelería, señalética y gráficas, y por supuesto, de la coordinación de equipos, personal y proveedores.

La interlocución de Promueve con el comité académico, los ponentes, expositores y artistas fue permanente. Junto a ellos recorrimos gran parte de nuestro viaje, en un contacto muy estrecho que nos permitió enlazar su participación y contenidos con el resto de la producción.                                 

Fueron cientos, o mejor dicho, miles de correos electrónicos, llamadas y  mensajes para organizar sus ponencias, garantizar en todo momento el cumplimiento de los calendarios, textos y documentos, así como para coordinar la logística relativa a viajes, transfers, alojamiento, dietas y abono de honorarios. 

Desde la secretaría técnica se llevó a cabo una intensa tarea de comunicación con todos los integrantes. Se generaron los soportes adecuados para mantener al día a todos los participantes, así como para gestionar y filtrar todo su material. Creamos varias bases de datos de trabajo en tiempo real con todo tipo de información relevante: contactos, fotos, biografías, viajes, roaming list, textos para cada uno de los proyectos, todo el material gráfico y el audiovisual.

Sabíamos que la complejidad del Festival y del momento que vivíamos, únicamente podía abordarse trabajando a contrarreloj y con máximo rigor, para minimizar las posibles incidencias y hacer frente con nuestro know how a este doble reto.                                                                                                       

El éxito de esta estrategia fue respaldada por el alto grado de satisfacción expresado por los participantes, tanto en las encuestas llevadas a cabo por el Ministerio, como en sus valoraciones a título personal.

Los espacios en Tabakalera: desde un inicio, tuvimos claro que la sala Patio (620m2) tenía que ocupar el espacio principal para las mesas redondas, debates y ponencias marco;  mientras que las Naves de Antología/Apología (217m2) y la Nave 2 (325m2) servirían para alojar los stands de los expositores, cuyos proyectos se presentarían posteriormente en la Sala Z (184m2). Después de una intensa jornada de actividad, qué mejor espacio que la Plaza (492m2) para conseguir un afterwork festivo, lleno de color, actuaciones en vivo, buena sidra y cerveza -gracias a los patrocinadores de Promueve-, para rematar la jornada con buena vibra..!

Uno de los ejes que vertebró todo el evento fue el de promover la Cultura como un espacio de encuentro. Con esa consideración nos aproximamos al diseño del espacio expositivo. El desafío estaba en dar con una solución flexible y low cost sin sacrificar la creatividad ni las cualidades museísticas de una instalación artística y cultural. 

Investigamos sobre distintos materiales para ofrecer usos alternativos para los que fueron concebidos, hasta que tomamos como referencia piezas de artistas como Richard Serra o Michelangelo Pistoletto… y ¡dimos en el clavo!

Nuestra propuesta consistió en utilizar un material de uso común, el cartón corrugado, para dotar al espacio de una topografía artificial que sirviera de soporte del contenido aportado por los expositores. Con esta solución conseguimos envolver al visitante en un ruta orgánica que nos invitaba a transitar por la exposición. Además, la idea permitía generar un espacio cambiante y customizable en manos del expositor, para configurar su stand en función de sus necesidades. 

En paralelo a la concepción del espacio, fueron varios los meses de trabajo de planificación conjunta con los expositores y el Ministerio de Cultura, para dar respuesta a requerimientos de tipo técnico, señalización, mobiliario e iluminación, además de los trabajos añadidos en cualquier montaje de estas características, donde la gestión de proveedores, equipos humanos, material técnico, montadores y demás elementos fueron fundamentales.

La Sala Patio: el condicionante principal del diseño de este espacio central de evento pasaba por integrar las medidas y protocolos anticovid, a la vez que generábamos un espacio vivo para el diálogo. Con un aforo limitado a 130 personas respetando 1 metro de distancia entre asientos en una sala de más 600 m², la estrategia pasó por centrar la atención del público en el escenario, mediante el uso inteligente de la iluminación, así como disponer el aforo de forma ¨teatral¨ para focalizar la mirada en un punto de fuga común.

En sus requerimientos técnicos, la sala Patio necesitó también de una detallada planificación y diseño de los recorridos de acceso y salida, que combinara, además del escenario y la platea, otros espacios de trabajo destinados al equipo técnico, lugares para el microfonado de participantes, equipos de sonorización e iluminación de la sala, así como accesos y salidas para el personal de coordinación, montaje y desmontaje.

En sus requerimientos técnicos, la sala Patio necesitó también de una detallada planificación y diseño de los recorridos de acceso y salida, que combinara, además del escenario y la platea, otros espacios de trabajo destinados al equipo técnico, lugares para el microfonado de participantes, equipos de sonorización e iluminación de la sala, así como accesos y salidas para el personal de coordinación, montaje y desmontaje.

La cartelería y señalética offline y online: la adaptación de la línea gráfica del encuentro concebida por el Ministerio debía adaptarse a diferentes formatos analógicos y digitales para su comunicación, difusión y señalización. 

El diseño tenía múltiples usos y debía abarcar diversos objetivos: por un lado, desde Tabakalera, con la producción de la cartelería (exterior e interior del edificio), las acreditaciones para el público y la señalética; por el otro, desde lo digital, para la plataforma web y la app móvil, el video promocional, la rotulación y los layouts del streaming. 

Una Plataforma de streaming para un evento híbrido: en todo momento trabajamos con el horizonte de hacer un evento presencial con un acceso multitudinario, y una vez más, encontramos en las nuevas tecnologías nuestras mejores aliadas. Comprendimos que un evento híbrido nos ofrecía una solución a medida para esta edición, a priori mucho más compleja y ambiciosa que las anteriores, a causa de la pandemia.  Trabajar en ese doble escenario nos permitía celebrar física y digitalmente sin sacrificar la magia del directo y la esencia del encuentro: un espacio transversal de reflexión crítica, networking y aprendizaje.

Rodeados de uno de los mejores equipos técnicos y audiovisuales, diseñamos un espacio que fuera simultáneamente escenario y plató, con una pantalla LED de 5m x 3m y un bastidor con telón, dotando al espacio principal de una escenografía a la vez tecnológica y teatral. Abordar un evento híbrido requería un plan de producción y un equipo mucho más sofisticado para atender las diversas necesidades, tanto de nuestro público en Tabakalera, como de nuestros asistentes online. Decidimos entonces responder a este desafío en el “plató” de la sala principal con un equipo técnico de 12 personas: 3 cámaras de broadcaster, 3 realizadores, 2 regidores para online y físico, 1 técnico de streaming, 1 microfonista, 1 en sonido y otro en imagen.

Por primera vez habíamos convertido el Encuentro de Cultura y Ciudadanía en un híbrido donde la simple retransmisión en streaming de otras ediciones se había convertido en algo mucho más ambicioso. Durante mes y medio trabajamos intensamente de la mano del Ministerio de Cultura en la creación de una plataforma web y una APP móvil que serviría de repositorio de archivos, documentación, lugar donde encontrarse, intercambiar ideas, hacer networking, interactuar y seguir el minuto a minuto de nuestro encuentro. 

El resultado de todo ello:  5.856 visualizaciones en streaming, 103 ponentes/proyectos, 3 días de evento y 1.214 personas inscritas en la plataforma. Los números hablan por sí solos... ¡y nosotros solo tenemos motivos para celebrarlos!

La Producción ejecutiva y la gestión del evento online: llegó el gran momento y nuestro equipo se puso al frente de la producción ejecutiva del evento. La delicada situación sanitaria de noviembre nos obligó, finalmente, a reformular el formato del híbrido al online y trabajamos non stop para lograr esa conversión. 

Para hacer frente a este momento, diseñamos un nuevo programa repartido en 3 platós: uno en Tabakalera, para la presentación institucional con las autoridades del País Vasco; otro en el Ministerio, con la bienvenida oficial y los maestros de ceremonia; y otro en Hernani, concebido como base de operaciones técnicas y escenario para una de las performances. 

Nuestro equipo se dividió entre Madrid, Donostia y Hernani,  ejerciendo la producción técnica y la regiduría física y online, de acuerdo con la escaleta concebida para cada una de las jornadas. Fueron cuatro meses de trabajo en una producción de infarto. Un viaje que partió de lo presencial, para hibridarse al poco tiempo y acabar convirtiéndose, en el último momento, en un evento online. Si algo está claro es que la pandemia nos obligó a surfear constantemente la incertidumbre, a trabajar bajo presión, conscientes de que en cada cambio empezábamos de nuevo. Resistimos gracias al know how y a la creatividad, alterando ecuaciones, generando nuevas hipótesis, previendo escenarios y reaccionando sin pestañear. 
No lo hicimos solos. Nos acompañamos de un gran equipo humano: desde el  Ministerio y Tabakalera, pasando por todos nuestros proveedores técnicos, de mobiliario, montaje, atrezzo, diseño, auxiliares de sala, limpieza, seguridad, traducción, agencias de viajes y transfers. ¡Gracias a todos ellos/as por acompañarnos!

La Evaluación del Ministerio avaló el gran trabajo realizado. El informe de participación encargado por el Ministerio de Cultura y Deporte destacó las 5.856 visualizaciones en streaming, con 1.952 visualizaciones diarias, 103 ponentes/proyectos y 1.214 personas inscritas en la plataforma web. Asimismo, la evaluación de los participantes sobre el trabajo de Promueve se situó en una media en torno a los 4.5 sobre 5 puntos.

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